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OB訪問ってメールでやりとりするの?
それとも電話がいいの?

迷ってしまいますよね。
今回は、OB訪問の日程確認や時間調整のメールマナーについてご紹介します。

メールでの日程調整や日程確認をするとき

日程確認や日程調整する場合。
日程に余裕があれば、メールでの連絡でOKです。
(明日や当日の場合は電話しましょう)

日程調整の場合は、
相手は社会人であり、現役の会社員です。

節度を持った対応をしてください。

例えOB訪問の相手が、
大学の先輩で知り合いだったとしてもです。

場所ですが、相手の指定先に合わせてましょう。

会社に訪問NGの場合ありますので、
「こちらから会社の勤務時間内に是非お伺いさせて下さい!」
なんて無理なお願いは絶対にNGです。

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日程調整や日程確認の例文

日程確認

件名:○○大学○年○○○○ ○日の訪問の件

本文
○○株式会社
○○部 ○○様

○○大学○年○○○○です。
お忙しいところ、ご連絡ありがとうございました。

○月○日○曜日 ○:○○ ○○(場所)へ
お伺い致します。

○○様にお会いできることを
楽しみにしております。

—–署名—–

日程調整

件名:○○大学○年○○○○ 訪問の件

本文

○○株式会社
○○部 ○○様

○○大学○年○○○○です。
お忙しいところ、ご連絡ありがとうございました。

この度は、○○様とお会いできる機会をくださり、
とても嬉しく思っています。

日程ですが、

○月○日 19:00以降
○月○日 18:00以降
○月○日 19:00以降

のご予定はいかがでしょうか?
お忙しいかとは存じますが、
お手隙の時にご連絡頂ければ幸いです。

—–署名—–

時間を調整する時のマナー

時間の調整をお願いする場合は、
決して「上から目線」のメールはしないでください。

まず、時間を調整して欲しい旨をお願いし、
希望の日時を提示します。

相手は社会人です。
仕事、私生活と大変多忙です。

学生の「忙しい!」とは、比べものにならない位、
タイトなスケジュールで動いています。

自己中な日程調整のお願いはNGです。

「6時でお願いします!」ではなく、
「6時以降でお願いします。」にしましょう。

詳しい時間調整の例文

件名:○○大学○年○○○○ ○月○日訪問の件

本文

○○株式会社
○○部 ○○様

○○大学○年○○○○です。
お忙しいところ、ご連絡ありがとうございました。

先日ご連絡頂いた、○月○日の訪問ですが、
13時~20時の間、お伺い可能です。

○○様のご予定はいかがでしょうか?

○○様にお会いできることを
楽しみにしております。

—–署名—–

さいごに

いかがでしたか?

OB訪問に限らずメールする場合は、
・誰から
・用件はなにか
がわかるように題名付けをしましょう。

 

会社員は、1日に多い人だと何百件というメールをチェックします。

 

その中で埋もれてしまわぬよう、
題名だけみてある程度用件がわかることが大切です。

また、内容はわかりやすく完結にしましょう。

長くて丁寧な文章がよいわけではありません。

内容がぱっとみて分からないようなメールは、
相手の負担になります。

最後に署名を入れることを忘れずに。

署名には、
・大学名学年学科
・名前
・電話番号
・メールアドレス
など、あなたに折り返し出来る連絡先を明記しましょう。

また、あなたが、メールをチェックしそびれていた。

メールを返信しないまま、前日になってしまった場合は、
日程や時間調整は、メールでは無く電話で行いましょう。

相手が必ず直ぐメールをみるとは限りません。

 

もっとOB訪問について知りたいあなたは、
【OB・OG訪問】絶対にやってはいけない11のコト
OB・OG訪問で必ず聞くべき質問内容は?
の記事も参考にしてくださいね。

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