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面接の案内がきた!次の日…もっと希望する企業のから、同じ日に面接の案内がきた…。
そんなとき、あなたはどうしますか?

もちろん、迷うことなく希望企業の方の面接を優先して参加しますよね。

ですが、その場合は当然ですが、辞退する方の企業には、行けないとわかった時点で面接辞退の旨を伝える必要があります。

そんな時の為に今回は、面接をメールで辞退する時の理由の書き方についてご紹介します。

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そもそも、面接はメールで辞退していいの?

本来は、別日程などにしてもらうなどのお願いをするのであれば、電話でした方が良いと思います。

しかし…辞退ということであれば、その後日程調整などもないということなので、メールでも構わないかもしれません。
できれば、電話をした方がいいと思います。

メールで辞退するにせよ、電話するにせよ、辞退する!と決めたら決めた時点で、すぐに連絡しましょう。

相手にも予定というものがありますので、なるべくはやく連絡するのが社会人のマナーです。

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前日に辞退しても平気?

前日なら【電話】で辞退してほしいです。

でも、辞退すると決めた時には、「営業時間外だった…」なんてこともあるでしょう。

急遽前日の夜中に辞退を決めることもあるでしょう。

そんなときは、決めたらまずメールをしましょう。そして、当日朝に電話で再度辞退の旨を伝えてください。

もし担当者がメールを見てなったらどうしますか?

担当者が、仮にメール見ずにあなたの訪問を待っていて、来ないから心配して電話をくれたらどうしますか?

前日に辞退ならメールをした後、当日電話をしましょう。

理由はなんて言えばいい?

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理由は、なんでもよいのですが、【辞退】するのか【日程調整願い】なのかをはっきりとわかる文章で送ってください。

理由は、なんであれ「辞退」となると、相手は不快に感じることが予想されます。

辞退するということは、その企業を第一希望では無かったということが明らかだからです。

もし、第一希望の企業の面接であれば、予定が合わなければ、「予定を調整して欲しい!」というお願いや問い合わせになると思うので…。

辞退の場合は、企業側も理由がなんとなく、わかるでしょう。

もしも風邪などの理由で辞退、または延期を申し出たい場合はこちらの【就活面接:風邪をひいた時のキャンセルは電話?メール?】を参考にして下さい。

例文

件名:○○大学○年○○○○ 面接辞退させて頂きます

本文:

○○株式会社
○○部 ○○○○ 様

先日は、面接の日程のご連絡ありがとうございました。
大変心苦しいのですが、○月○日にお約束を頂戴した面接を、
辞退させていただきたく、ご連絡させて頂きました。

予定調整等していただたにも関わらず、
ご期待にそえず申し訳ありません。
身勝手ではありますが、ご了承くださいますようお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社と担当者様のますますの発展を
心よりお祈り申し上げます。

○○大学○年
○○○○
TEL ○○○○

さいごに

前もって、辞退のメールをして、担当者から確認の電話が掛かってきて、「辞退の理由」を尋ねられたらどうしたらいいか?

中小企業(超大手の子会社)の採用担当者に聞いてみました。

本当の理由も告げていいそうです。理由は【辞退】だからだそうです。

「その後、自分の会社でお世話になることは考えにくい」「その後連絡を取る必要がなくなる」などの理由から、時間に余裕をもっての連絡、

誠意ある対応であれば、中途半端な嘘をついてもバレバレなので、本当の理由で大丈夫とのことでした。

大体理由は…「他の会社から内定をもらったから」だそうです。

採用担当者からすれば、聴き慣れた?理由なので、うちの会社には縁がなかった。内定をもらった会社で頑張ってくださいね。と思うそうです。(実際、電話口で話すそうです)

就職は縁ですからね。

「他に内定がきまっていて、承諾する気でいるのに面接に来られる方が迷惑。お互いの時間の無駄になる」そうです。

約束したから守れば良い。というわけでもないようです。

どちらにせよ、「誠意をもって対応」は絶対です。

社会人として恥ずかしくない「辞退の対応」をしてくださいね。

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