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内定辞退を決めたあなた。どの様な方法で、相手企業に連絡しますか?

相手企業に直接出向いて?それとも電話で?メールで?それとも一筆手紙(詫び状)を出しますか?

今回は、電話やメールでの内定辞退が主流の今、一筆企業へ、手紙で内定辞退をする方法をご紹介します。

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内定辞退の手紙(詫び状)を書き始める前に

内定辞退の手紙を書く前に、内定辞退する旨を企業の担当者に連絡をいれておきましょう。これはマナーです。そして、電話を掛けた後に、フォローとしてお手紙をだしましょう。

もしも、まだ電話で内定辞退を伝えていない場合は、【内定辞退の方法!電話で理由を話す時のマナーと役に立つ例文】 を参考に電話を掛けてみてください。

内定辞退の手紙を書く時の注意点

内定辞退の手紙を書く時は、次のポイントに気をつけましょう。

  • 必ず、パソコンなど使わず、手書きで(自書で)書きましょう。
  • 字は丁寧に書きましょう。
  • 内容は、わかりやすく簡潔に。
  • 相手が不快に感じることは書かないようにしましょう。
  • 企業名は正式名称で、(株)はNGです。(前に(株)がついてる場合は、株式会社○○、最後に(株)がついている場合は○○株式会社です)
  • 季語などを使う場合は、その時期にあったものを使いましょう。(○○の候・○○のみぎりなど、その時期にあった季語を選びます。検索エンジンにて、「○月 季語」と検索すると出てきます)

紙の種類は、便箋?

企業へ送る手紙には、便箋を使いましょう。白地で、縦書きのものを選びます。(横書きは、内定辞退などの目上の人に出す文章には不向きです)

コンビニの文具コーナーにも置いてあるところが多いです。書店や文房具屋で入手することが出来ます。
(コクヨの書便箋の縦書きはコンビニでも購入出来るところが多い)

厚手の紙が良い場合は、同じコクヨなら意匠便箋の縦書きの白無地を使いましょう。

ファンシーショップや雑貨屋で購入出来る、レターセットになってる、柄が入った可愛らしいものや、黒地のおしゃれなものなどはNGです。

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手紙(詫び状)の書き方は、縦書き?横書き?

詫び状には、縦書きを使います。
縦書きは、就職活動だけではなく、お仕事でお礼状を出すときや、書類などを出すときに補足で一筆書くときなどにも使えます。

1つ持っておくとよいでしょう。
横書きは、親しい間柄の人などに送るお手紙に向いています。

印鑑は押すの?

署名の最後に押す必要はありません。
署名だけと考えて大丈夫です。

失礼のない手紙の例文

拝啓
【○○の候】(季語)、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度は、採用内定の通知を頂き、誠にありがとうございました。

先日、お電話にて、お話しましたが、このたび身勝手ながら、内定を辞退させていただくことにしました。
内定を頂きましたのに、ご期待に添えないどころか、ご迷惑をおかけしてしまい申し訳ありません。
【○○の為】(内定辞退の理由をわかりやすく簡潔に)内定辞退を決意いたしました。

就職活動中の、○○さん(採用担当者)からの温かい言葉に、力をもらいならが、就職活動を頑張ることができました。
今回は、勝手な申し出ではありますが、お許し下さい。

○○さん、御社ますますのご発展をお祈りしてます。

敬具
平成○○年○○月○○日
○○大学○年○○○太郎

封筒の選び方と書き方

封筒の選び方

送付用の封筒には、白地封筒を選びます。(茶封筒でも可)縦長のシンプルなものがよいです。

サイズは、便箋が三つ折りまたは四つ折りで入るサイズのもの。同封する書類がある場合は、その書類をクリアーファイルに入れ、すっぽり封筒を選びます。(柄の入ったものや色つきは避けましょう)

封筒の書き方

宛名は、○○株式会社○○課 ○○○○様 などその人のデスクまで迷わず届くように
正式名称で、また何課の○○さんだとわかるように、記載が必要です。
裏に、自分の大学名、名前、自宅住所など署名を忘れずに。

返却する、書類や物を一緒に同封する場合は、84円切手で送れる範囲かどうかを確認しましょう。

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